自動精算機の基礎知識

自動精算機の定義や仕組み、クリニックや病院で採用されている会計方法、自動精算機が導入されている背景を解説します。

クリニックにおける会計方法の種類

クリニックの会計処理は、大きく3つの方法に分かれます。それぞれの方法には、導入費用や業務負担、会計ミスのリスクといった違いがあるため、自院の規模や運営方針に合った方法を選ぶことが重要です。

【レジを使用しない会計（電卓+金庫）】
レジを使用しない会計は、最もシンプルかつ低コストな方法です。以下のような方法で会計作業を実施します。
● 電卓で金額を計算し、手書きで領収書を発行
● 現金は小型金庫などで保管・管理

開業初期や来院数の少ないクリニックなどでは一定の合理性がありますが、すべてを手作業で行うため会計ミスが発生するリスクが高く、会計処理や締め作業に時間がかかる点が課題です。

【レジを使用した会計】
レジを使用した会計は、一般的な会計です。クリニックにおける会計処理には、以下があります。

従来のガチャレジは導入コストを抑えられるものの、機能は限定的です。
一方、POSレジは、レセコンとの連携機能により、診療内容と紐づいた会計処理や売上管理が可能で、自動つり銭機と接続することで会計の自動化や業務効率化が図れます。また、全ての会計作業を患者様が自ら行う自動精算機であれば、スタッフの負担軽減や人件費削減、感染対策にも役立ちます。
このように、人手不足や人件費削減などの課題解決を目的として、クリニックでは、POSレジや自動精算機の導入が主流となりつつあります。

そもそも自動精算機とは？

自動精算機とは、患者様が自ら診療費の支払いを行うセルフ方式のレジシステムです。
通常は、レセプトコンピューター（レセコン）や電子カルテと連携したレジシステムと自動つり銭機が一体化しており、タッチパネル操作により、会計金額の確認から支払いまでの会計業務を完結できます。
また、キャッシュレス決済に対応した機種を導入すれば、現金はもちろん、クレジットカードや電子マネーなど多様な決済手段に対応できるため、非接触でスムーズな会計処理が可能になります。

有人対応レジと自動精算機では、以下のように運用方法が異なります。
● 有人対応レジ：受付スタッフが金額を入力し、会計作業を行う有人対応
● 自動精算機：全ての会計操作を患者様自身が行うため、スタッフの対応が不要

有人対応レジは、スタッフが会計金額を手入力し、現金やカードを受け取ったのちに処理する必要があるため、会計ミスのリスクや人件費が発生します。
一方、自動精算機では患者様自身が操作して精算を行うため、スタッフの作業負担も大幅に軽減されます。また、売上管理が自動化されることで、締め作業や現金管理の効率も向上します。

クリニックで導入が進む背景

クリニックで自動精算機の導入が進む背景には、医療現場特有の課題があります。多くのクリニックや病院では、以下のような要因により自動精算機の導入を検討・実施しています。

● 経営者が会計に関与しづらく、スタッフに任せる必要があるため
経営者が診療業務に専念しており、会計業務まで対応する余裕がないクリニックや病院は多くあります。スタッフに会計業務を任せる必要がありますが、属人化や会計ミスのリスクを伴います。
自動精算機を導入することで、会計の一元管理や業務の標準化につながり、スムーズな業務の引継ぎや運用体制の整備が可能になります。

● 現金管理の厳正化や人件費を抑えるために、締め作業の効率化が求められているため
クリニックでは、売上確認やつり銭の準備、締め作業など、現金を扱う業務が多岐に渡ります。ミスや不正が許されない作業であるため、正確に行う必要がありますが、属人化しやすく、作業時間や多くの人手を要するのが実情です。
自動精算機を導入することで、締め作業の自動化が可能となり、会計業務にかかる負担や人件費を大幅に削減できます。金銭の授受をシステム上で一元管理できるため、現金管理の透明性と信頼性の向上にもつながります。

● 人手不足や感染症対策といったクリニック運営における課題を解消するため
医療業界では人手不足が課題となっており、受付スタッフの確保が難しい状況が続いています。さらに新型感染症の拡大により、来院者との接触を最小限に抑える受付体制の整備が欠かせません。
非接触会計や会計業務の省人化・自動化を実現する自動精算機は、クリニック運営における課題解決に役立つ有効なツールとして、導入が進んでいます。

クリニックが自動精算機を導入する3つのメリット

クリニックが自動精算機を導入することで得られる、代表的な3つのメリットを解説します。

スタッフの業務負担と心理的ストレスを軽減する

自動精算機の導入により、会計やレジ締めといった日々のルーティン業務が自動化され、スタッフの業務負担が大幅に軽減されます。
特に現金の取り扱いに関しては、数え間違いやつり銭の渡し間違いなどのミスによるトラブルが起こりやすい業務の一つです。自動精算機を活用することで、こうした違算金の発生が抑えられ、スタッフの心理的ストレスの軽減にもつながります。

患者様の満足度向上とスタッフの安心につながる

自動精算機の活用により、スタッフは他の患者様対応や電話対応、診察受付などに集中できるようになります。一人ひとりの患者様に丁寧に対応できる余裕が生まれ、サービスの品質向上や患者様の満足度向上にも貢献します。
また、会計が自動化されることで、接触の機会が抑えられ、感染症対策にも有効です。スタッフが安心して働ける院内環境の整備にも貢献します。

キャッシュレスニーズに対応できる

支払い方法が多様化している現代において、キャッシュレス決済の整備は「患者様に選ばれるクリニックづくり」に欠かせない要素の一つです。
自動精算機の多くは、これらのキャッシュレス決済に対応しており、各種決済端末の連携機能も充実しています。現金以外の支払いを希望する患者様にも、スムーズに対応できるようになります。

自動精算機を導入する際の注意点

自動精算機はクリニックの会計業務を効率化する便利なツールですが、導入にあたっては事前に確認すべきポイントもあります。以下に、導入時の注意点を解説します。

患者様によっては操作が困難

外国人の患者様や機器操作に慣れていない患者様にとっては、自動精算機の使用が負担となるケースがあります。操作方法に戸惑ってしまうと、かえってストレスや混乱を招く可能性があるのです。
また、使い方に関する案内や補助が必要になる場面では、スタッフのサポートが求められるため、完全な省力化が難しい場合もあるでしょう。
こうした患者様もスムーズに操作できるよう、「わかりやすいUIの自動精算機」や「外国人の患者様向けに多言語対応自動精算機」を選ぶ必要があります。

機器管理とトラブル対応に手間がかかる

自動精算機は日々の運用において、つり銭準備金の補充やレシート用紙の交換といったメンテナンス作業が必要です。さらに、紙幣の詰まりやシステムエラーなどの機械トラブルが発生すれば、その対応にスタッフの手を取られることになります。
窓口業務の効率化を目的として導入されたにもかかわらず、システムエラーによる対応が発生すると、スタッフの負担が増してしまう可能性があるため、運用マニュアルやトラブル時の対応体制を事前に整えておくことが大切です。

導入コストと設置スペースの問題

自動精算機の導入には、以下のような「初期費用+運用費（ランニングコスト）」が掛かります。

コストに見合った成果を得るためには、「削減できる人件費」や「効率化できる業務」などの効果を検討し、費用対効果を見極めることが大切です。
また、機器のサイズが比較的大きいため、受付ロビーや待合室が限られているクリニックでは、設置場所の確保が難しい場合もあります。自院のレイアウト変更やコンパクトモデルの選定といった工夫が求められます。

クリニックに合った自動精算機を選ぶポイント

自動精算機を導入する際には、患者様の属性や利用環境に応じた機種を選ぶことが重要です。以下のポイントを参考にして、クリニックに最適な機器を選びましょう。

患者様の年齢層や利便性を考慮する

自動精算機を導入する際には、来院される患者様の年齢層や国籍などの属性に応じた機種を選ぶことが、利便性・満足度の向上につながります。
以下に、クリニックで多く見られる患者様の属性と、それに対応した自動精算機の主な特長をまとめました。

また、会計業務のすべてをセルフ化せず、スタッフが一部の会計操作を担う「POSレジ+自動つり銭機」の方が、クリニックの運用スタイルに適している場合もあります。高齢の患者様や身体が不自由な患者様が多く、操作に不安を感じるケースでは、スタッフによるサポートを組み合わせることで、より丁寧な対応が可能になります。
スタッフにとっても、自動精算機の導入は業務効率の向上や負担軽減といったメリットがありますが、特に重要なのは「患者様にとって使いやすいかどうか」という点です。利便性と満足度の向上を重視し、クリニックに合った導入形式を検討しましょう。

電子カルテ・レセコンとの連携は可能か

導入を検討している自動精算機が、「現在クリニックで利用している電子カルテやレセプトコンピューター（レセコン）と連携できるか」は、必ず事前に確認すべきポイントです。
メーカーや機種によって対応可能なシステムが異なるため、実際の運用において支障が出ないよう念入りに確認しましょう。スムーズな運用を実現するためにも、必ずレセコンメーカーに問い合わせてご確認ください。

設置スペースと予算に見合っているか

クリニックの受付ロビーや待合室のスペースは限られているため、自院に適したサイズの自動精算機を導入しましょう。「患者様の動線を妨げない配置」や「スタッフの業務の妨げにならないレイアウト」が可能かを検討することが重要です。
また、費用面では「初期費用+運用費用（ランニングコスト）」のトータルコストで導入の可否を判断することが大切です。必要な機能を過不足なく備えた、費用対効果の高い機種選定が求められます。

アフターサポート・メンテナンス体制が充実しているか

自動精算機は日常的に使用する機器であるため、万一の故障時に迅速な対応が受けられる「サポート体制」の有無は非常に重要です。
例えば、以下のようなアフターサポート・メンテナンス体制があるかどうか確認しておきましょう。
● 365日対応の電話サポート
● 技術者による駆けつけ対応
● 機器の定期的な点検サポート
保守サービス契約の内容によっては、対応まで時間がかかるケースもあるため、実際に受けられるサポート対応について、具体的に確認しておきましょう。

クリニック向け自動精算機のよくある質問

自動精算機の導入を検討する際には、耐用年数や導入スケジュール、補助金の活用など、気になる点が多いかと思います。ここでは、クリニックから寄せられる代表的な質問にお答えします。

Q．耐用年数はどれくらい？

自動精算機の実際の使用における耐用年数は、一般的に5～7年程度です。ただし、使用頻度や設置環境、保守体制によって前後することがあります。詳しくは導入機器のメーカーに問い合わせください。
一方、会計処理上の法定耐用年数は5年で、基本的には「金銭登録器」として資産計上されます。

Q．導入にかかる期間はどれくらい？

導入までの期間は、選ぶ機種や設置環境によって異なりますが、2～５か月程度が一般的です。
なお、キャッシュレス決済をご希望の場合には、別途2か月程度の審査期間が追加で必要となります。

Q．導入に活用できる補助金はある？

自動精算機の導入には、「IT導入補助金」や「働き方改革推進支援助成金」などの補助制度を活用できる可能性があります。
● IT導入補助金：業務効率化や経営課題の解決を目的としたITツールの導入費用の一部を支援する制度
● 働き方改革推進支援助成金：長時間労働の是正や生産性向上を目的とした機器・設備の導入に対して費用の一部が支援される制度
各補助金・助成金の詳細は、最新の公募要領をご確認ください。

「REGIX」でクリニックの窓口会計を効率化する

クリニック・病院向けPOSレジ「REGIX」は、会計業務の効率化と患者様の利便性を両立できるセミセルフレジ（POSレジ+自動つり銭機）です。
セミセルフレジ方式により、非接触での精算体制を維持しながら、必要に応じてスタッフのサポートをすぐに受けられる柔軟な運用が可能です。会計業務の効率化と同時に、機器の操作に慣れていない方でも安心して利用できる窓口会計を実現します。
電子カルテやレセコンとの連携はもちろん、クレジットカード・QRコード・電子マネーなど多彩な決済手段に柔軟に対応可能です。また省スペース設計で、受付スペースの限られた医療機関でも無理なく導入できます。

【サポート体制】

● 364日対応のヘルプデスク完備（元旦除く9時～17時30分）
● 全国対応の故障時の出張保守サービス対応
● つり銭機の無償定期点検（年１回）
● 導入時の初期設定、機器設置、取り扱いレクチャーの実施

【費用】

多くの医療機関で導入されている実績があるセミセルフレジを、「安心のサポート体制」と「わかりやすいサブスクプラン」でご利用いただけます。
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まとめ

この記事では、クリニック向け自動精算機の基礎知識や選び方のポイント、導入時の注意点を解説しました。

● 自動精算機を導入することで、会計業務の効率化やスタッフの負担軽減、患者様の満足度向上につながる
● 自動精算機のスムーズな運用を実現するために、運用マニュアルを整備し、自院の患者層や設置スペースに合った自動精算機を導入する
● 万一のトラブル発生時に受けられるよう、サポート体制が充実したメーカーを選ぶ

自動精算機の導入は、クリニックにおける会計業務の効率化だけでなく、患者様の待ち時間短縮や感染症対策、スタッフの負担軽減といった多くのメリットがあります。患者様の属性やクリニックの運営スタイルに合った機種を選定し、安心かつ快適な医療体制の実現に役立ててください。

高額な初期投資にお悩みのクリニック経営者の方は、初期費用がかからずサブスクリプションで始められるセミセルフレジ「REGIX」の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。